Selama hampir 3 tahun saya bekerja di instansi pemerintah daerah, ada satu hal yang sangat mengganggu saya dalam bekerja. Satu hal yang menurut saya sederhana tapi penting karena ada hubungannya dengan setiap kegiatan yang dilaksanakan, yaitu tentang standar ukuran kertas.

Di instansi tempat saya bekerja memang sudah ada aturan tentang standar format surat, kuitansi, dan dokumen resmi lainnya, namun dalam aturan tersebut tidak disebutkan apa standar ukuran kertas yang dipakai. Sialnya, entah mengapa, instansi pemerintah suka sekali memesan (baca: menganggarkan) kertas dengan ukuran folio atau F4, sehingga alhasil hampir semua dokumen resmi tersebut kemudian dibuat dalam ukuran kertas F4.

Memang apa masalahnya dengan kertas F4?
Jawabannya: banyak sekali, tapi dari banyak masalah itu, bisa diringkas menjadi satu jawaban singkat, yaitu: “Karena kertas F4 bukan standar ukuran kertas internasional”

Jadi dulu, kertas folio itu adalah standar ukuran kertas yang dipakai di Eropa. Konon ukuran kertas folio ini sudah ada sejak tahun 1497 sebelum akhirnya disebarkan ke berbagai belahan dunia, namun ukuran kertas folio di zaman itu beda dengan yang sekarang. Zaman itu, ukuran folio yang dimaksud adalah ukuran kertas 8,5 banding 13,5 inci.

Tahun 1786 diperkenalkan ukuran kertas dengan aspek rasio √2 dimana dengan aspek rasio ini, kertas yang dibagi menjadi 2 bagian akan memiliki aspek rasio yang sama persis dengan aspek rasio kertas sebelum dipotong. Kertas dengan aspek rasio √2 kemudian populer terutama pada masa dimana mesin cetak telah ditemukan, karena dengan model kertas ini maka dokumen bisa dibuat dalam ukuran lebih kecil tanpa mengubah layout. Kertas ini kemudian menjadi standar setelah revolusi Perancis dimana satuan ukur yang digunakan buka lagi inci melainkan meter, sehingga lahir lah kertas standar seri A, seri B, dan seri C yang kemudian menjadi standar internasional (ISO 216).

Ukuran Kertas Seri A
Standar ukuran kertas seri A, dimana jika kertas ukuran A0 dibagi 2 menjadi ukuran A1, maka perbandingan panjang dan lebar kertas A0 dan A1 persis sama.

Kertas seri C memang jarang saya temui, sementara seri B biasanya dipakai sebagai ukuran kertas binder, namun kertas seri A termasuk kertas yang sering kita gunakan. Kertas A3 dipakai sebagai ukuran kertas gambar dan kertas A4 dipakai dalam karya tulis ilmiah dan skripsi. Lucunya, ketika kita di sekolah dan kuliah kita belajar menggunakan kertas seri A, tapi ketika bekerja malah menemui kertas F4.

Ukuran F4 hanya dikenal di Indonesia dan Filipina, dan walaupun sering disebut folio namun ukurannya bukan 8,5 banding 13,5 inci melainkan 215 banding 330 milimeter, jadi aspek rasionya berbeda. Ukuran kertas dengan aspek rasio yang sama dengan F4 adalah ukuran oficio yaitu 8,5 banding 13 inci, dimana ukuran kertas ini dipakai di Brasil, Colombia, dan Venezuela. Jadi intinya di dunia hanya Indonesia, Filipina, dan negara Amerika Selatan yang masih menggunakan kertas F4.

Karena bukan ukuran kertas standar, pun yang menggunakannya bukan negara-negara maju di bidang teknologi, maka tidak heran jika kita tidak menemui ukuran kertas ini di perangkat lunak pengolah dokumen (seperti Ms Word, Excel, dll) maupun di perangkat lunak pada printer dan scanner. Untuk membuat dokumen dalam ukuran F4, terpaksa kita harus membuat pengaturannya sendiri, yang sayangnya tidak semua orang (terutama yang gaptek) bisa melakukannya.

Tidak hanya bermasalah pada perangkat lunak, kebanyakan alat scanner hanya bisa memindai dokumen dengan ukuran maksimal yaitu A4 sementara ukuran A4 itu lebih kecil dibanding F4 sehingga ketika memindai dokumen dengan ukuran F4 ada beberapa bagian terutama bagian bawah dokumen yang terpotong. Hal ini kemudian menjadi masalah ketika kita ingin mengarsipkan dokumen dalam bentuk digital, pengiriman dokumen secara elektronik (e-mail), serta penggandaan (fotokopi).

Di kantor tempat saya bekerja, hanya ada 1 alat scanner yang bisa memindai dokumen dalam ukuran F4, yaitu HP Officejet 7612i yang ukurannya besar dan mahal. Ukuran maksimal yang bisa dipindai oleh alat ini adalah ukuran A3 (sekali lagi, ini ukuran standar seri A, bukan sengaja dibuat untuk ukuran F4). Lucunya, alat ini konon awalnya bukan dibeli untuk difungsikan sebagai alat scanner, melainkan untuk mesin faksimile.

Di kantor saya, hanya alat dan mahal ini yang bisa memindai dokumen dengan ukuran F4.

Beruntung HP Officejet 7612i itu dipasang di meja komputer saya, jadi banyak pekerjaan yang terbantu oleh mesin tersebut, tapi konsekuensinya saya kemudian sering diganggu oleh rekan lain ketika ingin menggandakan dokumen dan mengirim dokumen secara digital (lewat e-surat). Di tempat lain, ya terpaksa mereka memindai dokumen dengan hasil yang terpotong. Lebih parah, beberapa instansi lain menggunakan kamera handphone untuk memindai dokumen agar hasilnya tidak terpotong. Tentu hal tersebut memang bisa dilakukan (smartphone sekarang kan canggih) namun tetap saja hasilnya tidak maksimal.

Dari pengalaman tersebut, pemakaian kertas F4 sangat merepotkan dan membebani pekerjaan, bahkan bagi saya yang merasa cukup paham teknologi dan ketika bekerja sudah didampingi alat secanggih HP Officejet 7612i. Rekan kerja saya yang lain banyak yang pekerjaannya terhambat, mulai dari dokumen yang ketika diedit menjadi berantakan, penggandaan dokumen yang tidak sama persis, arsip digital yang rusak, dimana semua itu terjadi hanya karena masalah ukuran kertas F4 ini.

Oke, kertas F4 itu merepotkan dan membebani pekerjaan, saya rasa kebanyakan orang juga sepakat akan hal ini. Yang membuat saya bingung adalah, mengapa kemudian kita masih saja terus menggunakan kertas ini ketika ada alternatif lain yang lebih baik? Kalau ada solusi yang lebih mudah, efisien, dan efektif, mengapa kita terus menggunakan cara yang rumit?

Katanya mau menuju smart city, smart regency, smart country. Bagaimana mau smart kalau soal ukuran kertas saja kita belum smart? Katanya mempersiapkan diri di era globalisasi. Bagaimana mau siap secara global kalau ukuran kertas saja tidak pakai standar internasional? Negara Eropa saja meninggalkan ukuran Folio, lha kita kok masih mempertahankan tradisi sisa penjajahan ini.

Alasan mempertahankan F4 karena ukurannya dianggap ideal, bagi saya itu sulit diterima. Ukuran ideal tidak ideal itu subjektif dan bisa dibentuk. Dulu orang juga merasa aneh ketika meter digunakan sebagai standar ukuran jarak, tapi ketika terbiasa maka penggunaan meter jadi tidak aneh lagi, dan justru setelah orang mendapatkan manfaat dari penggunaan satuan meter, maka ukuran meter dianggap sebagai satuan yang ideal.

Bukan tanpa alasan jika negara lain menggunakan ukuran standar kertas seri A dan seri B. Ukuran rasio √2 serta telah menjadi standar internasional membuat pekerjaan mencetak, menggandakan, komunikasi, serta pengarsipan dokumen menjadi mudah. Di Indonesia ukuran seri B jarang digunakan dalam mencetak dokumen, tapi ukuran kertas HVS A4 itu bisa ditemui di mana saja, dan kita yang pernah kuliah pasti pernah menggunakannya untuk karya tulis dan skripsi. Jadi kenapa tidak beralih ke A4 saja?

Seperti judul artikel ini, kunci agar kita bisa beralih meninggalkan ukuran F4 ada di pemerintah. Jika pemerintah berani mewajibkan A4 sebagai standar ukuran dokumen resmi maka perusahaan pembuat alat tulis kantor serta masyarakat pasti akan mengikuti, karena masyarakat jarang membuat dokumen kalau bukan untuk kepentingan administrasi. Selama pemerintah masih menganggap bahwa penggunaan F4 itu wajar, bahkan ada yang mewajibkannya, maka selama itu pula kita (yang bekerja di instansi pemerintah) dan masyarakat akan kerepotan dan mengalami banyak masalah.

Hidup itu memang penuh masalah, tapi kalau masalah itu cuma karena urusan ukuran kertas, yang sebenarnya masalah itu bisa kita selesaikan dengan mudah, itu konyol sekali.

Kategori: Celoteh